E-Mail-Archivierung vs. Backup.
Ein Backup ist keine E-Mail-Archivierung!
„Wir arbeiten mit E-Mail-Server-Backups. Wir müssen nicht gesondert archivieren“.
IT-Manager, die diese Prämisse befolgen, gehen ein nicht unerhebliches Risiko ein. Denn ein Backup ist kein Ersatz für ein (revisionssicheres) Archiv.
In Deutschland etwa legen die Grundsätze zur ordnungsgemässen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) fest, dass Unternehmen ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahren. Diese rechtliche Anforderung können Backups nicht erfüllen, da E-Mails unmittelbar nach dem Eingang – noch vor dem Backup – gelöscht werden können.
Backup und Archivierung sind zwei wichtige Bestandteile sicherheitsbewusster Unternehmen, verfolgen aber unterschiedliche Ziele:
- Backups dienen vor allem der Disaster Recovery (DR) im Rahmen der Business Conti- nuity (BC). Sie sichern wichtige Daten (idealerweise auch das E-Mail-Archiv) über einen zumeist kurz- bis mittelfristigen Zeitraum, um diese bei Bedarf wiederherzustellen. Dies gewährleistet, dass geschäftskritische Systeme und Daten auch in Notfall-Szenarien (z. B. Systemausfall oder Ransomware-Attacken) verfügbar bleiben.
- Archivierung zielt darauf ab, Kopien aller E-Mails über viele Jahre hinweg sicher, originalgetreu, schnell wiederauffindbar und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies ist die Basis für ein professionelles Informationsmanagement, das auch etwaige rechtli- che und regulatorische Anforderungen (z. B. GoBD, DSGVO) berücksichtigt. Damit zählt E-Mail-Archivierung neben Backups zu den wichtigsten Instrumenten für die Business Continuity (BC) jedes Unternehmens.
E-Mails sollte man im Unternehmen nicht einfach löschen. Archivieren ist wichtig, um die enthaltenen Informationen jederzeit verfügbar zu halten. Das Archiv sollte jedoch auch Teil des Backup-Plans sein und gegen Systemausfälle geschützt werden!
Hier finden Sie weitere Informationen: https://www.perits.de/loesungen/e-mail-archivierung