Warenwirtschaftssysteme

Ein strukturiertes und übersichtliches Warenwirtschaftssystem (WaWi oder WWS) wird für Unternehmen immer wichtiger, da der Preis- und Konkurrenzdruck sowie die Kundenerwartungen durch den technischen und digitalen Fortschritt immer weiter steigen. Mittlerweile nutzen in Deutschland neben großen Handelsketten und Großkonzernen auch mittelständische Unternehmen und StartUps WaWi-Systeme. So behalten Sie immer einen genauen Überblick über alle Vertriebskanäle und können wichtige Termine einhalten und alle Bestellungen optimal bearbeiten. Ohne die passende Warenwirtschaftssoftware werden Sie bestimme Potenziale nicht nutzen können, Marktanteile verlieren und die Konkurrenz setzt sich ab. Im folgenden Artikel wird genau beschrieben, worauf Unternehmen in der heutigen Zeit achten müssen, wenn sie ein WaWi implementieren möchten.

Mit einer Warenwirtschaftssoftware können Unternehmen alle Güter und Vertriebskanäle umfangreich und übersichtlich verwalten. So können Sie Ihr WWS besser analysieren, steuern und planen. Moderne WaWi-Systeme können den Vertrieb, die Logistik (z. B. Transport), die Disposition (z. B. Bestellungen), die strategischen Planungsprozesse (z. B. Bessere Analyse aller Prozesse) sowie die Abrechnung (z. B. Vergleich bei Einkaufspreisen) unterstützen.

Der Unterschied zwischen einem WaWi-System und einem ERP-System ist, dass sich ein ERP-System auf die komplette Ressourcenplanung eines Unternehmens bezieht. Ein WaWi-System bezieht sich nur auf den Materialfluss im Unternehmen und bildet so einen Teilbereich eines ERP-Systems.

Die meisten Handelsunternehmen verwenden WaWi-Systeme. Ein Handelsunternehmen beschaffen Materialien von anderen Unternehmen und verkaufen diese Waren weiter, z. B. Warenwirtschaft im Einzelhandel und im Großhandel. Die Waren werden also von anderen Firmen produziert und von Handelsunternehmen gekauft. Die PERITS GmbH hat ihren Sitz in Wilster in der Nähe von Hamburg. PERITS ist ein EDV-Dienstleister, der sich um die Warenwirtschaft in Hamburg und Schleswig-Holstein und bundesweit im Einzelhandel konzentriert.

Durch ein WaWi-System versuchen Handelsunternehmen, alle Geschäftsabläufe und Prozesse optimal zu planen und zu steuern. Moderne Warenwirtschaftsprogramme unterstützen, optimieren und automatisieren die Beschaffung, die Lagerhaltung und den Absatz der Ware. Im Folgenden werden die verschiedenen Vorteile näher beschrieben:

Durch ein WaWi-System können alle Informationen und Daten zentralisiert geplant, bearbeitet und gesteuert werden. Dadurch erhöht sich automatisch die Datenqualität.

Alle Mitarbeiter/User haben Zugriff auf die Daten. Potenzielle Chancen und Risiken können einfacher besser erkannt werden. Durch die Automatisierung werden fehlerhafte Prozesse schneller erkannt und können ausgebessert werden. Außerdem laufen automatisierte Prozesse schneller ab.

Die Angebotserstellung sowie die Beschaffung läuft viel schneller ab und die aktuellen Preise auf dem Markt können schneller verglichen werden. Es werden auch automatisch Bestellungen getätigt, sobald ein Lagerbestand sehr niedrig ist.

Mit einem WaWi-System können Unternehmen ihre Lieferscheine elektronisch verwalten. Außerdem wird auf diese Weise eine optimale Lagertransparenz geschaffen.

Handelsunternehmen können ihre Absatzwege einfach an ein WaWi-System anbinden und verknüpfen. Außerdem können Reklamationen schneller bearbeitet werden.

Mit einem WaWi-System können Handelsunternehmen schneller und effizienter eine Inventur durchführen.

Ein WaWi-System ermöglicht ein effizienteres Controlling. Außerdem können Kundenwünsche und Interessen einfacher erkannt werden, um Marketingmaßnahmen an die Kundenanforderungen anzupassen.

Über das WaWi-System können alle Prozesse und Abläufe im Unternehmen zentral gesteuert und erfasst werden. Die relevanten Informationen und Daten sind für ein Handelsunternehmen enorm wichtig.

Zu den Stammdaten gehören grundlegende Daten von Kunden, wie z. B. Adressen, oder Daten von Konditionen oder Artikelbezeichnungen. Bei veralteten oder fehlerhaften Informationen oder Daten kann es zu Fehlern in der Lieferkette kommen. Die Stammdatensicherung ist für den strategischen Unternehmenserfolg essentiell wichtig.

Bewegungsdaten können sich schnell verändern, z. B. Rechnungen und Bestellungen, der Lagerbestand oder außerordentliche Geschäftsabläufe. In einem WaWi-System haben die Bewegungsdaten immer einen Bezug zu bestimmten Stammdaten. So können alle Geschäftsabläufe und Prozesse einfach erfasst und verwaltet werden, z. B. Reklamationen.

Hier werden alle Abläufe und Prozesse in einem System verwaltet.

Hier laufen die Prozesse und Abläufe über verschiedene Module ab und werden über ein Drittsystem synchronisiert und abgedeckt.

Ein integriertes WaWi-System ist in sich geschlossen mit integrierten Drittsystemen, z. B. Marktplätze wie Ebay oder Amazon. Dadurch werden dem Handelsunternehmen Schnittstellen ermöglicht, die es nutzen kann. In den meisten Handelsbetrieben werden integrierte WaWi-Systeme verwendet.

Ein modernes WaWi-System besitzt einen modularen Aufbau. Dadurch können Handelsunternehmen, auch StartUps, individuelle Konfigurationen vornehmen und das System an die betrieblichen Anforderungen anpassen. Das Praktische an einem modernen WaWi-System ist, dass zusätzliche Funktionen nach Bedarf integriert werden können, wodurch ein ganzheitliches ERP-System aufgebaut werden kann.

Durch die Digitalisierung und den technischen Fortschritt müssen Handelsunternehmen in den kommenden Jahren ihre WaWi-Systeme automatisieren und digitalisieren. Bei der Suche nach einem passenden System sollten Handelsunternehmen folgende Punkte beachten:

• Betriebliche Anforderungen und die benötigten Ressourcen bestimmen. Wenn möglich, sollten Handelsunternehmen ihre Anforderungen priorisieren.
• Stärken und Schwächen analysieren und klare und vor allem messbare Ziele bestimmen.
• Beschränken Sie sich nicht zu stark auf die Preislisten, sondern berücksichtigen Sie auch die Qualitäten und Kompetenzen der verschiedenen Anbieter.

Es ist wichtig, dass sich Händler vor dem Kauf über die Software Gedanken machen:

Die meisten ERP-Systeme sind Standardprogramme. Für Handelsunternehmen kommen aber auch Individualprogramme zum Einsatz.

Standardprogramme sind vorgefertigte Softwarelösungen für einen großen Markt oder eine Branche.

Individualprogramme werden speziell an die Anforderungen des Handelsunternehmens angepasst und entwickelt.

Hierbei erwirbt das Handelsunternehmen eigene Lizenzen für den Betrieb der Software und ist auch für die Bearbeitung und Sicherungen verantwortlich.

Hierbei können Handelsunternehmen Modelle vom Software-Anbieter mieten und über die Cloud nutzen. Im Vergleich zu On Premise bieten Cloud Lösungen verschiedene Vorteile: höhere Flexibilität, Zeit- und Kostenersparnisse und kürzere Zeit für die Implementierung.

Jetzt müssen Sie sich für das passende WaWi-System und einen Anbieter entscheiden. Hierbei ist Objektivität enorm wichtig. Achten Sie beim Vergleich der Anbieter auf folgende Punkte:

• Verfügt der Anbieter über Branchenkenntnisse und ist kompetent?
• Das WaWi-System sollte zu Ihren Zielen passen und auch moderne Herausforderungen realisieren können.
• Beachten Sie Schnittstellen, um z. B. Einen Online-Shop mit dem System zu kombinieren.
• Die Internationalisierung ist für ausländische Märkte sehr wichtig, z. B. mehrere Sprachen.
• Können Sie den Betrieb (Hosting) von On Premise auf die Cloud wechseln, wenn es Ihnen Vorteile bringt?
• Achten Sie auf eine transparente Kostenstruktur.
• Die Bedienung des WaWi-Systems sollte intuitiv und einfach sein.
• Verfügt der Anbieter über einen Kundenservice?

Weitere Informationen erhalten Sie hier: drs//STORE (DEWAS/SIGMA) aus dem Hause DRS AG / Superdata GmbH