Warenwirtschaftssysteme
Die Wichtigkeit eines Warenwirtschaftssystems
Ein strukturiertes und übersichtliches Warenwirtschaftssystem (WaWi oder WWS) wird für Unternehmen immer wichtiger, da der Preis- und Konkurrenzdruck sowie die Kundenerwartungen durch den technischen und digitalen Fortschritt immer weiter steigen. Mittlerweile nutzen in Deutschland neben großen Handelsketten und Großkonzernen auch mittelständische Unternehmen und StartUps WaWi-Systeme. So behalten Sie immer einen genauen Überblick über alle Vertriebskanäle und können wichtige Termine einhalten und alle Bestellungen optimal bearbeiten. Ohne die passende Warenwirtschaftssoftware werden Sie bestimme Potenziale nicht nutzen können, Marktanteile verlieren und die Konkurrenz setzt sich ab. Im folgenden Artikel wird genau beschrieben, worauf Unternehmen in der heutigen Zeit achten müssen, wenn sie ein WaWi implementieren möchten.
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Mit einer Warenwirtschaftssoftware können Unternehmen alle Güter und Vertriebskanäle umfangreich und übersichtlich verwalten. So können Sie Ihr WWS besser analysieren, steuern und planen. Moderne WaWi-Systeme können den Vertrieb, die Logistik (z. B. Transport), die Disposition (z. B. Bestellungen), die strategischen Planungsprozesse (z. B. Bessere Analyse aller Prozesse) sowie die Abrechnung (z. B. Vergleich bei Einkaufspreisen) unterstützen.
Unterschied zwischen WaWi-Systemen und ERP-Systemen
Der Unterschied zwischen einem WaWi-System und einem ERP-System ist, dass sich ein ERP-System auf die komplette Ressourcenplanung eines Unternehmens bezieht. Ein WaWi-System bezieht sich nur auf den Materialfluss im Unternehmen und bildet so einen Teilbereich eines ERP-Systems.
Einsatzgebiete von Warenwirtschaftssystemen
Die meisten Handelsunternehmen verwenden WaWi-Systeme. Ein Handelsunternehmen beschaffen Materialien von anderen Unternehmen und verkaufen diese Waren weiter, z. B. Warenwirtschaft im Einzelhandel und im Großhandel. Die Waren werden also von anderen Firmen produziert und von Handelsunternehmen gekauft. Die PERITS GmbH hat ihren Sitz in Wilster in der Nähe von Hamburg. PERITS ist ein EDV-Dienstleister, der sich um die Warenwirtschaft in Hamburg und Schleswig-Holstein und bundesweit im Einzelhandel konzentriert.
Warenwirtschaftssystem Vorteile
Durch ein WaWi-System versuchen Handelsunternehmen, alle Geschäftsabläufe und Prozesse optimal zu planen und zu steuern. Moderne Warenwirtschaftsprogramme unterstützen, optimieren und automatisieren die Beschaffung, die Lagerhaltung und den Absatz der Ware. Im Folgenden werden die verschiedenen Vorteile näher beschrieben:
Zentralisiertes System
Durch ein WaWi-System können alle Informationen und Daten zentralisiert geplant, bearbeitet und gesteuert werden. Dadurch erhöht sich automatisch die Datenqualität.
Mehr Transparenz und Zeitersparnis
Alle Mitarbeiter/User haben Zugriff auf die Daten. Potenzielle Chancen und Risiken können einfacher besser erkannt werden. Durch die Automatisierung werden fehlerhafte Prozesse schneller erkannt und können ausgebessert werden. Außerdem laufen automatisierte Prozesse schneller ab.
Schnellere Bearbeitung von Aufträgen und Bestellungen
Die Angebotserstellung sowie die Beschaffung läuft viel schneller ab und die aktuellen Preise auf dem Markt können schneller verglichen werden. Es werden auch automatisch Bestellungen getätigt, sobald ein Lagerbestand sehr niedrig ist.
Bessere Verwaltung
Mit einem WaWi-System können Unternehmen ihre Lieferscheine elektronisch verwalten. Außerdem wird auf diese Weise eine optimale Lagertransparenz geschaffen.
Einfacher und schneller Verkauf
Handelsunternehmen können ihre Absatzwege einfach an ein WaWi-System anbinden und verknüpfen. Außerdem können Reklamationen schneller bearbeitet werden.
Einfache und schnelle Inventur
Mit einem WaWi-System können Handelsunternehmen schneller und effizienter eine Inventur durchführen.
Besseres Controlling und Marketing
Ein WaWi-System ermöglicht ein effizienteres Controlling. Außerdem können Kundenwünsche und Interessen einfacher erkannt werden, um Marketingmaßnahmen an die Kundenanforderungen anzupassen.
Aufbau und Datenstruktur eines Warenwirtschaftssystems
Über das WaWi-System können alle Prozesse und Abläufe im Unternehmen zentral gesteuert und erfasst werden. Die relevanten Informationen und Daten sind für ein Handelsunternehmen enorm wichtig.
Verwaltung der Stammdaten
Zu den Stammdaten gehören grundlegende Daten von Kunden, wie z. B. Adressen, oder Daten von Konditionen oder Artikelbezeichnungen. Bei veralteten oder fehlerhaften Informationen oder Daten kann es zu Fehlern in der Lieferkette kommen. Die Stammdatensicherung ist für den strategischen Unternehmenserfolg essentiell wichtig.
Verwaltung der Bewegungsdaten
Bewegungsdaten können sich schnell verändern, z. B. Rechnungen und Bestellungen, der Lagerbestand oder außerordentliche Geschäftsabläufe. In einem WaWi-System haben die Bewegungsdaten immer einen Bezug zu bestimmten Stammdaten. So können alle Geschäftsabläufe und Prozesse einfach erfasst und verwaltet werden, z. B. Reklamationen.
Ein offenes WaWi-System
Hier laufen die Prozesse und Abläufe über verschiedene Module ab und werden über ein Drittsystem synchronisiert und abgedeckt.
Ein integriertes WaWi-System
Ein integriertes WaWi-System ist in sich geschlossen mit integrierten Drittsystemen, z. B. Marktplätze wie Ebay oder Amazon. Dadurch werden dem Handelsunternehmen Schnittstellen ermöglicht, die es nutzen kann. In den meisten Handelsbetrieben werden integrierte WaWi-Systeme verwendet.
Funktionen eines modernen Warenwirtschaftssystems
Ein modernes WaWi-System besitzt einen modularen Aufbau. Dadurch können Handelsunternehmen, auch StartUps, individuelle Konfigurationen vornehmen und das System an die betrieblichen Anforderungen anpassen. Das Praktische an einem modernen WaWi-System ist, dass zusätzliche Funktionen nach Bedarf integriert werden können, wodurch ein ganzheitliches ERP-System aufgebaut werden kann.
Das passenden Warenwirtschaftssystem auswählen
Durch die Digitalisierung und den technischen Fortschritt müssen Handelsunternehmen in den kommenden Jahren ihre WaWi-Systeme automatisieren und digitalisieren. Bei der Suche nach einem passenden System sollten Handelsunternehmen folgende Punkte beachten:
- Betriebliche Anforderungen und die benötigten Ressourcen bestimmen. Wenn möglich, sollten Handelsunternehmen ihre Anforderungen priorisieren.
- Stärken und Schwächen analysieren und klare und vor allem messbare Ziele bestimmen.
- Beschränken Sie sich nicht zu stark auf die Preislisten, sondern berücksichtigen Sie auch die Qualitäten und Kompetenzen der verschiedenen Anbieter.
Es ist wichtig, dass sich Händler vor dem Kauf über die Software Gedanken machen:
Standard- oder Individualprogramm
Die meisten ERP-Systeme sind Standardprogramme. Für Handelsunternehmen kommen aber auch Individualprogramme zum Einsatz.
Standardprogramm
Standardprogramme sind vorgefertigte Softwarelösungen für einen großen Markt oder eine Branche.
Individualprogramm
Individualprogramme werden speziell an die Anforderungen des Handelsunternehmens angepasst und entwickelt.
On Premise
Hierbei erwirbt das Handelsunternehmen eigene Lizenzen für den Betrieb der Software und ist auch für die Bearbeitung und Sicherungen verantwortlich.
Cloud
Hierbei können Handelsunternehmen Modelle vom Software-Anbieter mieten und über die Cloud nutzen. Im Vergleich zu On Premise bieten Cloud Lösungen verschiedene Vorteile: höhere Flexibilität, Zeit- und Kostenersparnisse und kürzere Zeit für die Implementierung.
Warenwirtschaftssysteme im Vergleich
Jetzt müssen Sie sich für das passende WaWi-System und einen Anbieter entscheiden. Hierbei ist Objektivität enorm wichtig. Achten Sie beim Vergleich der Anbieter auf folgende Punkte:
- Verfügt der Anbieter über Branchenkenntnisse und ist kompetent?
- Das WaWi-System sollte zu Ihren Zielen passen und auch moderne Herausforderungen realisieren können.
- Beachten Sie Schnittstellen, um z. B. Einen Online-Shop mit dem System zu kombinieren.
- Die Internationalisierung ist für ausländische Märkte sehr wichtig, z. B. mehrere Sprachen.
- Können Sie den Betrieb (Hosting) von On Premise auf die Cloud wechseln, wenn es Ihnen Vorteile bringt?
- Achten Sie auf eine transparente Kostenstruktur.
- Die Bedienung des WaWi-Systems sollte intuitiv und einfach sein.
- Verfügt der Anbieter über einen Kundenservice?
Weitere Informationen erhalten Sie hier: drs//STORE (DEWAS/SIGMA) aus dem Hause DRS AG / Superdata GmbH