E-Mail-Archivierung

Wir bieten Ihnen eine zuverlässige und zertifizierte Software, die nicht nur den E-Mail-Verkehr rechtskonform archiviert, sondern gleichzeitig die IT-Systeme spürbar entlastet und den Verwaltungsaufwand drastisch reduziert.
Setzen Sie auf E-Mail-Archivierung “made in Germany” und lassen Sie Ihren E-Mail-Verkehr durch uns als Manages Service Provider zuverlässig in einem deutschen Rechenzentrum sichern.

E-Mail ist nicht nur ein wichtiges Kommunikationsmedium, sondern auch eine umfassende und wertvolle Informationsressource in Unternehmen. Das Management dieser Ressource kann jedoch eine Herausforderung darstellen. Per E-Mail übertragene Daten verbleiben
in der Regel in den Postfächern der Mitarbeiter und werden darüber hinaus nicht an einer zentralen Stelle gesichert. Auf diese Weise entstehen fragmentierte Datensilos, die das Wissen vieler Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Kollegen effizient nutzbar zu machen, kann entscheidend zum Er- folg eines Unternehmens beitragen.

Nahezu alle Unternehmen in der DACH-Region sind rechtlich dazu verpflichtet, E-Mails über mehrere Jahre hinweg zuverlässig, revisions- und manipulationssicher aufzubewahren (vor allem in Deutschland auch „GoBD-Konformität“ genannt). Die geltenden Gesetze und Vorschriften mit E-Mail-Servern, Groupware-Lösungen und Backup-Systemen zu erfüllen, ist je nach Markt und Branche komplex bis de facto unmöglich.
Kommt es zu einem Rechtsstreit (z. B. in dem E-Mails als Beweis eine Rolle spielen) oder etwa zu einer Geltendmachung von Betroffenenrechten nach der EU-DSGVO (Löschung, Auskunft, Beschränkung…) müssen Geschäftsführung bzw. Legal- oder Compliance-Abteilung jederzeit in der Lage sein, u. a. den kompletten E-Mail-Bestand des Unternehmens effizient durchsuchen zu können.

Welche Unterlagen und Dokumente Unternehmen über welchen Zeitraum geordnet und revisionssicher aufbewahren müssen, ist von Land zu Land unterschiedlich. In Deutschland unterliegen Unternehmen gemäss § 147 der Abgabenordnung (in Österreich und der Schweiz gelten vergleichbare Anforderungen) unter anderem einer Archivierungspflicht für:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröff- nungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege und
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird (Rechnungen, Aufträge, Verträge etc.). Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für E-Mails mit oben aufgeführtem Inhalt und für Dateianhänge, sollte die E-Mail ohne sie unverständlich oder unvollständig sein.

Um das Kommunikationsmittel E-Mail effektiv und produktiv zu nutzen, benötigen Anwender jederzeit schnellen und unkomplizierten Zugriff auf ihren gesamten E-Mail-Bestand.
Idealerweise umfasst dieser Zugriff auch ältere E-Mails, die bereits aus dem Postfach gelöscht wurden – sei es aus Versehen oder um Platz im Postfach zu schaffen. Die Suche nach E-Mails sollte intuitiv und einfach sein, ebenso wie die Wiederherstellung gelöschter E-Mails und Dateianhänge und im besten Fall ohne die Einbindung des IT-Service Desks möglich sein. In der Regel sind derartige Self-Service Features allerdings nicht Teil einer E-Mail- oder Groupware-Lösung.

Aufwand und Ressourcen stellen einen nicht unerheblichen Anteil des IT-Budgets dar, wenn es darum geht, fortlaufend Performance Probleme des E-Mail-Servers und erreichte Speicherkapazitäten zu managen. Darüber hinaus nehmen tagtägliche Anfragen der Benutzer nach gelöschten E-Mails oder Wiederherstellung korrupter, dezentral gespeicherter E-Mails, z. B. in Form von PST-Dateien, weitere Ressourcen in Anspruch. Ebenso leidet die Produktivität der Anwender, wenn sie viel Zeit damit verbringen, in ihrem verfügbaren E- Mail-Bestand nach alten E-Mails oder spezifischen Informationen zu suchen.

Es kann immer passieren, dass Mitarbeiter wichtige E-Mails löschen – sei es aus Versehen, Unwissenheit oder gar Absicht. Besonders kritisch sind Fälle, in denen Mitarbeiter ihr gesamtes Postfach löschen, wenn sie das Unternehmen verlassen. Auf diese Weise gehen weltweit täglich wichtige Daten verloren. Über eine E-Mail-Archivierungslösung können alle bestehenden sowie alle künftig ein- und ausgehenden E-Mails noch vor der Zustellung an den Anwender vollständig archiviert und Datenverluste vermieden werden.

E-Mail-Archivierung kann dazu beitragen, rechtliche Anforderungen umzusetzen. Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden rechtlichen Anforderungen (z. B. aus § 147 AO oder § 257 HGB) können Unternehmen beispielsweise dazu verpflichten, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Die Verantwortung für die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben liegt zunächst bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archi- vierungspflicht kann mit steuerrechtlichen Sanktionen und in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Konsequenzen geahndet werden.
Grundsätzlich müssen alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. E-Mail-Archivierung kann dies effizient leisten und erleichtert darüber hinaus die Nutzung von E-Mails als Beweis in Gerichtsprozessen. Die Beweiskraft elektronischer Dokumente wurde im europäischen Rechtsraum durch die sogenannte eIDAS-Verordnung gestärkt. Dementsprechend kann es für Unternehmen sinnvoll sein, sämtliche E-Mails im Falle eines Discovery-Szenarios durch- suchen und bei Bedarf in Standardformate exportieren zu können.

Mit Hilfe von E-Mail-Archivierung können Unternehmen die Kosten senken, die das Management von E-Mails in der IT verursacht. Die Storage-Anforderungen lassen sich durch die Auslagerung der E-Mails oft deutlich reduzieren. Zugleich kann für die IT mühselige Arbeit entfallen, die sich durch anwenderspezifische Wünsche bei der Wiederherstellung von E-Mails aus Backups oder E-Mail-Servern ergibt. Es entstehen neue Kapazitäten, die IT-Experten für wichtigere Projekte nutzen können.

Kritisch ist beim Backup von E-Mail-Servern die Zeit, die im Schadensfall bis zur Wiederherstellung der Daten vergeht. In dieser Ausfallzeit (oft mehrere Stunden oder gar Tage) hat das Unternehmen im schlimmsten Fall keinen Zugriff auf geschäftskritische Informationen, die in den E-Mails enthalten sind. Ein unabhängiges Archiv kann dieses Problem beheben. Fällt der E-Mail-Server aus oder kommt es zu Datenverlusten, bleiben idealerweise alle archivierten E-Mails verfügbar, durchsuchbar und wiederherstellbar. Geschäftsaktivitäten lassen sich ohne Unterbrechung fortführen.

Steht die Informationsressource E-Mail schnell, umfassend und zu jeder Zeit an jedem Ort zur Verfügung, kann dies die Produktivität eines Unternehmens steigern.
Bei einigen E-Mail-Archivierungslösungen ist sogar der Zugriff über die gewohnte Ordnerstruktur im Archiv weiterhin möglich. Da zudem Postfachbegrenzungen beim Einsatz eines Archivierungs-Tools überflüssig sind, müssen Anwender dank des Self-Service, den viele Archivierungslösungen bieten, keine Arbeitszeit mehr in die Organisation ihrer Postfächer oder das Aussortieren unwichtiger E-Mails investieren. Der IT-Service Desk kann sich derweil wichtigeren Aufgaben widmen.

Der Einsatz einer Archivierungslösung für E-Mails entlastet die IT-Abteilung und kann die Storage-Kosten deutlich reduzieren. Daher amortisiert sich die Anschaffung in der Regel bereits innerhalb kurzer Zeit. Dazu schützen sich Unternehmen wirksam vor den finanziel- len Risiken, die durch Datenverluste oder rechtliche Risiken entstehen.

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union harmonisiert das Datenschutzrecht in Europa und stellt den Schutz personenbezogener Daten in den Vordergrund. Unternehmen müssen deshalb in unterschiedlichen Bereichen Sorge tragen, dass sie personenbezogene Daten DSGVO-konform behandeln. Bei Verstössen drohen Bussgelder von bis zu 20 Millionen Euro bzw. 4 Prozent des globalen Jahresumsatzes.
Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Regelungen der DSGVO ist eine unternehmensweite Aufgabe mit zahlreichen Anforderungen an Prozesse und Verfahren. E-Mail-Archivierungs-Tools können dabei helfen, einige Kernanforderungen der EU-Verordnung zu erfüllen und zum Beispiel bei der Umsetzung der folgenden DSGVO-Artikel unterstützen:

• Auskunftsrecht der betroffenen Person (Art. 15 DSGVO): Alle E-Mails und Dateianhänge – zum Beispiel zu einem Kunden oder Mitarbeiter – sollten durch eine leistungsfähige Suchfunktion schnell gefunden und exportiert werden. Gegenüber Dritten sind Unternehmen damit jederzeit auskunftsfähig.
   
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Auch Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, müssen gegebenenfalls revisionssicher gespeichert und vor Löschung und Manipulation während der rechtlichen oder regulatorischen Fristen geschützt werden. Das „Recht auf Vergessenwerden“ könnte als Widerspruch zu steuer- und handelsrechtlich begründeten Aufbewahrungspflichten (Revisionssicherheit) empfunden wer- den. Hilfreich sind hierbei Funktionen für das Lösch- und Aufbewahrungsmanagement innerhalb der Archivierungslösung, die es ermöglichen, den Anforderungen der DSGVO zu genügen.
   
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Natürliche Personen haben das Recht, personenbezogene Daten, die sie betreffen, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese bei Bedarf einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Dem Recht auf Datenübertragbarkeit sollten Archivierungslösungen durch eine Exportfunktion Rechnung tragen, die alle gebräuchlichen E-Mail-Formate (EML, MSG, PST) unterstützt.
   
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Verarbeitet ein Unternehmen personenbezogene Daten, muss hierfür eine Rechtsgrundlage gemäss DSGVO vorliegen. Soweit man sich auf eine Einwilligung beruft, besteht die Möglichkeit des Betroffenen, diese Einwilligung zu widerrufen. Eine E-Mail-Archivierungssoftware erfasst per E-Mail erteilte Einwilligungen und Widerrufe in einem vorgelagerten System (z. B. Online-Shop, E-Mail-Marketing-System o. ä.). Daraus resultierende Transaktions-Mails, beispielsweise Opt-ins von E-Mail-Marketing- oder Lead-Management-Systemen, finden sich im E-Mail-Archiv wieder.

Ordnung und Transparenz im Umgang mit personenbezogenen Daten sind wesentliche Voraussetzungen zur Erfüllung der DSGVO – von der Erhebung der Daten über die Speicherung bis hin zum Zugriff und der Löschung. Der Einsatz einer leistungsfähigen E-Mail-Archi- vierungssoftware ist daher ein wichtiger Schritt in Richtung DSGVO-Konformität.